Finanzordnung

Die Finanzordnung des Vereins dient als Regelwerk der Einnahmen und Ausgaben. Fußend auf der Satzung des Vereins sollen alle Mitglieder die Möglichkeit haben, die finanziellen Abläufe des Vereins nachzuvollziehen. Außerdem soll die Finanzordnung Verantwortlichkeiten regeln und die Grundlage für eine Budgetierung schaffen. Auf der Grundlage der Ordnung kann die Kassenprüfung an Hand fester Regeln erfolgen.

Der Vorstand beschließt mit einfacher Mehrheit über den Inhalt der Ordnung, sofern in der Satzung nicht anders geregelt, und berichtet auf der Mitgliedervollversammlung über die Änderungen.

Der vertretungsberechtigte Vorstand hat somit eine Grundlage für die finanzielle Gesamtverantwortung, die er persönlich trägt.

Die finanziellen Aktivitäten des Vorstandes sind so auszurichten, dass ein reibungsloser Ablauf zur Förderung der Jugendhilfe gewährleistet ist. Auf dieser Grundlage sind die Kinder und Jugendlichen aktiv zu entwickeln und zu fördern. Damit ist das Ziel verbunden, die Attraktivität des Vereins für Sponsoren zu erhöhen.

1 Einnahmen

1.1 Mitgliedsbeiträge

Die Höhe des Mitgliedsbeitrages wird gemäß Satzung durch Beschluss der Mitgliederversammlung geregelt. Grundlage für die Höhe des Beitrages ist ein durch den Vorstand einzubringender Vorschlag. Dieser Vorschlag sollte die geplanten Aufwendungen zur Förderung der Jugendhilfe enthalten sowie die notwendigen Aufwendungen für die Vereinstätigkeit nebst Rücklagen.

Das interne Geschäftsjahr beginnt am 01.01. eines jeden Jahres und endet am 31.12. eines jeden Jahres.

1. Der Mitgliedsbeitrag ist monatlich zum Ersten fällig. Der Verein wird ermächtigt die Mitgliedsbeiträge per Lastschriftverfahren einzuziehen. Verantwortlich ist dafür der Schatzmeister des Vereins. Einmal im Quartal legt der Schatzmeister dem Vorstand eine Liste der offenen Mitgliedsbeiträge vor.
2. Das Mitglied kann auch eine jährliche Zahlung vereinbaren. In diesem Falle sind sowohl das bevorzugte Lastschriftverfahren wie auch das Überweisungsverfahren möglich. Bei unterjährigem Beginn (im Verlauf eines Kalenderjahres) der Mitgliedschaft gilt eine anteilige Regelung.
3. Bei Beendigung der Mitgliedschaft steht dem Verein der Mitgliedsbeitrag bis zur satzungsgemäßen Beendigung der Mitgliedschaft zu. In Härtefällen entscheidet der Vorstand auf Antrag über eine anteilige Regelung.
4. In der Regel sind durch diese Mitglieder zweckgebundene Mittel dem Verein zugeflossen. Ein Teil der Gelder kommt dem gesamten Vereinsleben zu Gute.
5. Sind Beiträge rückständig, so werden für dieses Mitglied keinerlei Kosten (z.B. Reisekosten) durch den Verein übernommen und anfallende Aufwendungen gegenüber Dritten sind durch das säumige Mitglied zu decken. Rückwirkende Erstattungen sind in diesen Fällen ausgeschlossen.

Mitgliedergruppen:

• Natürliche Personen: 5,- EUR Mindestbeitrag pro Monat oder 60,- EUR pro Jahr
• Juristische Personen: 15,- EUR Mindestbeitrag pro Monat oder 180,- EUR pro Jahr

1.2 Spenden, Schenkungen und Sponsoring

Der Ehrenvorsitzende und der Vereinsvorstand sind im Rahmen des Vereins die Personen, die Spenden und Schenkungen entgegennehmen. Sie sind gehalten, dem Wunsch des Spenders und Schenkers im Rahmen der Möglichkeiten des Vereins Rechnung zu tragen.

Spenden-/Sponsorenverträge werden durch den Vorsitzenden sowie dem Schatzmeister des Vereins geschlossen.

Dem Schatzmeister und dem Verantwortlichen für Öffentlichkeitsarbeit ist über die geschlossenen Verträge, Spenden und Schenkungen Mitteilung zu machen. Der Schatzmeister nimmt die Einnahmen in den Haushalt auf und berichtet spätestens zur Vollversammlung im Rahmen des Kassenberichtes über diese Vorgänge. Zweckgebundene Gelder sind durch den Schatzmeister nur für die bestimmten Ausgaben zur Zahlung anzuweisen.

1.3 Zuschüsse und Förderungen

• Förderung durch den Freistaat Sachsen (Ehrenamtsförderung),
• Förderung durch Wirtschaft, Stiftungen, Privatpersonen oder Sonstige (Fördermittel durch die EU etc.)
• Förderung durch das Amtsgericht (Beantragung der Aufnahme in die Liste der förderfähigen Vereine, die mit Mitteln aus Bußgeldern bedacht werden) 

1.4 Zinsen aus Geldanlagen
Der Schatzmeister zeichnet für eine sichere Geldanlage verantwortlich. Es sind in der Regel nur Festgeldanlagen mit einer begrenzten Laufzeit (in der Regel 3 Monate oder weniger) zu vereinbaren. Die Höhe und Dauer der Anlage kann auf der Basis der Jahreskalkulation erfolgen. Die Zinserträge werden bei der Kalkulation nicht berücksichtigt und fließen als Überschuss in den Kassenbericht ein. Damit sollen weitestgehend die Kontoführungsgebühren gedeckt werden.

1.5. Erlöse aus Verkauf
z.B. Anlagevermögen, Altmaterial

1.6 Einnahmen aus Öffentlichkeitsarbeit

– Einnahmen durch Gelder bei ausgerichteten Veranstaltungen (Tombolas etc.)
– Honorareinnahmen durch Publikationen in der Presse
– Einnahmen durch Rundfunk und Fernsehen

2 Ausgaben

Zahlungsanweisungen bzw. die Begleichung von Rechnungen sind durch den Schatzmeister vorzunehmen. Bis zu einer Höhe von 50 Euro ist der Schatzmeister Alleinberechtigter. Bei Überschreitung dieser Summe muss eine zweite unterschriftsberechtigte Person den Zahlungsvorgang vorher gegenzeichnen.

Aufwandsentschädigungen oder andere Verauslagungen durch die Mitglieder sind zeitnah zur Begleichung an den Schatzmeister einzureichen, spätestens aber bis zum Monatsende, welcher dem Monat der Ausgabe folgt.

2.1 Reisekosten

a) Reisekosten im Zusammenhang mit Veranstaltungen des Kinderheims für Kinder und Betreuer

Reisekosten sind spätestens zwei Wochen vor Fahrtantritt beim Schatzmeister unter Angabe des Grundes, des Zieles und der Mitfahrer zu beantragen. Bei notwendigen Übernachtungen ist ein gesonderter Antrag zu stellen. Hier gilt ebenfalls die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und kann durch den Verein nur als Einzelentscheidung, gegebenenfalls auch nur anteilig, übernommen werden.

Kosten für Mietfahrzeuge und Auslagen für öffentliche Verkehrsmittel sind erstattungsfähig, sofern diese vorher beantragt und der Höhe nach im Vorfeld genehmigt wurden.

Beim Schatzmeister sind diesbezüglich Formulare abrufbar.

b) Reisekosten für Dritte bzw. im Vereinsinteresse tätige Personen

Reisekosten sind spätestens zwei Wochen vor Fahrtantritt beim Schatzmeister unter Angabe des Grundes, des Zieles und der Mitfahrer zu beantragen. Bei notwendigen Übernachtungen ist ein gesonderter Antrag zu stellen. Hier gilt ebenfalls die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und kann durch den Verein nur als Einzelentscheidung, gegebenenfalls auch nur anteilig, übernommen werden. Kosten für Mietfahrzeuge und Auslagen für öffentliche Verkehrsmittel sind erstattungsfähig, sofern diese vorher beantragt und der Höhe nach im Vorfeld genehmigt wurden. Reisekosten für diesen Personenkreis sind durch den Vorstand an den Schatzmeister zur Zahlung schriftlich anzuweisen. Über die Höhe der Erstattung der anfallenden Reisekosten entscheidet der Vorstand individuell zu jedem Vorgang, ohne dabei die Regelungen der steuerlichen Freiheitsgrenzen zu überschreiten.

2.2 Vereinstätigkeit

• Mitgliederpflege (Jubiläen, Pensionäre, Geburtstage)
• Vereinsveranstaltungen (bspw. „Dankeschön-Tag“ für Sponsoren, Weihnachtsfest, Mitgliederversammlung, Vorstandssitzungen)
• Versicherungen
  • Sachversicherung
  • Vermögensschadenversicherung für Vorstandsmitglieder
  • Kraftfahrzeugversicherung
• Verwaltungskosten
  Schriftverkehr sollte weitestgehend über das Internet abgewickelt werden.
• Briefmarken
• Pakete
• Büromaterial

2.3 Öffentlichkeitsarbeit
Der Verantwortliche für Öffentlichkeitsarbeit unterbreitet dem Gesamtvorstand zu Beginn eines jeden Jahres ein Konzept für die Öffentlichkeitsarbeit. In das Konzept sind sowohl mittel- und langfristige Strategien einzuarbeiten. In dem Vorschlag sind die anfallenden Kosten für jede Aktivität aufzuführen.

Der Verantwortliche für Öffentlichkeitsarbeit ist für die Aktivitäten des Vereins im Internet verantwortlich. Er kalkuliert die Kosten für den Internetauftritt und macht einen finanziellen Vorschlag für notwendige Drittleistungen.

Der Vorstand befindet über die Kosten auf der Grundlage der durch den Verantwortlichen für Öffentlichkeitsarbeit vorgeschlagenen Aktivitäten.

2.4 Kontoführung
Der Schatzmeister führt die Konten des Vereins nach kaufmännischen Gesichtspunkten. Er achtet auf eine minimale Belastung des Vereins durch anfallende Gebühren und Kosten.

2.5 Personalkosten im ideellen Bereich

• Lehrgänge anderer Art
• Nebenberufliche Tätigkeiten gemäß § 3 Nr. 26 EStG
• Beschäftigungsverhältnisse

2.6 Verzicht auf Kostenerstattung
Verzichtet ein Mitglied schriftlich auf den Barwert der ihm zustehenden Vergütung, so ist ihm eine Spendenquittung in Höhe des Barwertes auszustellen. Der schriftliche Verzicht ist vor der Entstehung der Vergütung zu leisten. Dieser Betrag ist finanztechnisch zu erfassen.

2.7 Außenstände
Dem Verein vertragsmäßig zustehende Gelder sind bei Außenstand auf dem Mahnverfahrensweg einzuklagen. Der Vorstand entscheidet über die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Dabei ist insbesondere die Kosten-/ Nutzenrechnung zu beachten. Dem Vorstand obliegt es einen Beschluss über die Ausbuchung eines Mahnbetrages herbeizuführen.

Inkrafttreten zum 23.04.2013 / Angepasst am 16.07.2019